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【天吉论坛管理】關於做好2020級新生建檔工作的通知
日期:2020年11月10日   作者:学生处档案室    來源:    编辑:学生处    浏览:

 


關於做好2020級新生建檔工作的通知


各系:

學生天吉论坛是記錄學生入校、在校及離校情況的重要資料,並與學生就業派遣掛鉤,爲做好2020級新生建檔工作,現就有關事項通知如下。


一、工作內容

(一)天吉论坛材料填寫與收集

各系組織學生按要求填寫《新生入學登記表》(紙質版+電子版,見附件1),以班級爲單位對新生天吉论坛材料進行收集、審覈,需要收集的材料有:1.《高中(或中專)天吉论坛》;2.《新生入學登記表》(紙質版+電子版);3.《入學體檢表》;4.定向委培生還需上交委培協議書。

(二)天吉论坛材料歸檔

各系從學生處天吉论坛室領取天吉论坛袋,按要求填寫天吉论坛袋封面,按照“一人一袋”將新生的上述天吉论坛材料裝入天吉论坛袋中。各班輔導員對照天吉论坛袋中裝入的天吉论坛材料,按要求填寫《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》(紙質版+電子版,見附件2)。

(三)整理排序

各系新生天吉论坛以班級爲單位,按照學號從小到大的順序進行整理排列;《新生入學登記表》(電子版)以“學號+姓名+身份證號”進行命名(例:****16010701張三43070220****1200**),分班級建立文件夾,《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》(電子版)放入班級文件夾中,文件夾以班級名稱命名。

(四)天吉论坛移交

各系將整理好的天吉论坛及經簽字蓋章的《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》(紙質版)分班級打捆,統一移交至學生處天吉论坛室。將整理好的《新生入學登記表》(電子版)和《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》(電子版)統一打包發送至QQ:122210949。天吉论坛室對照《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》對學生天吉论坛材料進行檢查,覈對無誤後接收天吉论坛。


二、完成時間

12月25日之前


三、工作要求

(一)新生的《高中(或中專)天吉论坛》必須歸檔,未交者須由班主任或輔導員出示一份《證明》(見附件3),《證明》放入學生天吉论坛袋中,《存根》另交至學生處天吉论坛室留存。

(二)《新生入學登記表》須由學生如實填寫,填寫內容及格式參照模板(見附件4),填表過程中不得隨意調整表格格式,須保持表格原貌。《新生入學登記表》(紙質版)須粘貼一寸免冠照片,電子版須在相應位置插入電子照片。《新生入學登記表》(紙質版)統一用A4紙打印,表格中老師簽名須由本人手寫,系部審覈蓋章須規範。

(三)天吉论坛袋封面須使用黑色中性筆填寫,字跡工整,不得隨意塗改。封面上“天吉论坛編號”和“材料目錄”兩項內容不填寫,其它信息均須準確、完整填寫,填寫要求參照模板(見附件5)。封面上 “家庭住址”信息內容須與學生身份證上 “住址”信息保持一致,“家庭住址”中“省、市、縣”三級行政區須準確、完整填寫。若同一班級學生有重名的情況,請在天吉论坛袋上用鉛筆註明學生身份證號以示區分。

(四)天吉论坛材料裝袋時務必覈查清楚,要求對號入座,切忌張冠李戴。

(五)《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》由輔導員或班主任根據學生天吉论坛材料的完備情況進行填寫,有則打“√”,無則不填(未上交《高中(或中專)天吉论坛》,只交《證明》的情況,按照“無”處理)。《學生天吉论坛材料歸檔情況登記表》(紙質版)須使用A4紙雙面打印,輔導員或班主任簽名須手寫,系部蓋章須規範。


四、注意事項

(一)本次移交的天吉论坛中不包括團組織關係天吉论坛,若《高中(或中專)天吉论坛》中包含,請取出。

(二)少部分學生的《高中(或中專)天吉论坛》以郵寄方式送達至學院招生處(院辦公樓二樓203室),請各系通知學生攜帶身份證前去領取。

(三)各系移交天吉论坛時,先移交紙質天吉论坛,待檢查通過後,再提交最終定版的電子資料。

(四)移交天吉论坛時,爲避免時間衝突,請提前與學生處天吉论坛室聯繫,商定移交時間。


附件:1. 新生入學登記表

     2. 學生天吉论坛材料歸檔情況登記表

     3. 证明

     4. 新生入學登記表(填写模板)

     5. 档案袋封面(填写模板)


學生處   

  2020年11月9日

 

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